Cada año, el departamento de recursos humanos o administración tiene la tarea de organizar el viaje corporativo. Lo que más tiempo consume es llamar a entre 5 y 7 agencias de viajes, enviarles la misma información y luego comparar presupuestos presentados cada uno con un formato diferente.
En Huongdanviendulich.vn, solo tienes que publicar la solicitud una vez. Las agencias de viajes y los guías turísticos adecuados te enviarán sus presupuestos.
Tipos habituales de viajes corporativos
- Viaje anual de vacaciones para empleados, posiblemente acompañado de sus familias.
- Team building: juegos colectivos y actividades para fortalecer los vínculos entre departamentos.
- Incentivo: viaje de recompensa para empleados y agentes destacados.
- MICE: conferencias, seminarios y eventos combinados con visitas turísticas.
- Cena de gala: cena con presentador y programa de espectáculos.
¿Qué preparar antes de publicar la solicitud?
- Número de personas y composición del grupo: cuántos empleados, familiares y niños participarán.
- Duración: fecha de salida y número de días. Es recomendable tener una o dos fechas alternativas.
- Presupuesto por persona: una cifra concreta ayuda a la agencia a proponer la categoría de hotel adecuada.
- Actividades que debe incluir el programa: team building, cena de gala, seminario y visitas turísticas.
- Requisitos de facturación: si se necesita factura con IVA y cómo se realizará el pago por plazos.
Cómo publicar una solicitud
Entra en Publicar una solicitud de viaje y selecciona “Buscar un viaje personalizado”:
- Estilo de viaje: selecciona “Empresa / MICE”.
- Habilidades requeridas: “Animador dinámico para team building”, “Presentador de eventos”, “Organizador de cenas de gala”, “Coordinador de conferencias y eventos” y “Jefe de grupo atento”.
- Tipo de alojamiento: selecciona la categoría del hotel o resort.
- Presupuesto: selecciona “Por persona” o “Grupo completo”.
- Notas: describe el programa deseado y los requisitos de facturación.
Consejos para comparar presupuestos de viajes corporativos
- Pide a las agencias que coticen según el mismo formato en las notas: hotel, transporte, comidas, team building, cena de gala, guía turístico, seguro e IVA.
- Comprueba el número de guías y coordinadores: los grupos de más de 40 personas deberían contar con al menos 2 guías.
- Pregunta por alternativas en caso de mal tiempo para las actividades de team building al aire libre.
- Pregunta por la política de cambios en el número de participantes: normalmente algunas personas cancelan a última hora.
- Comprueba la licencia de agencia de viajes de la empresa antes de firmar el contrato.
Cuándo reservar un viaje corporativo
Los viajes corporativos de verano (de mayo a agosto) y los de final de año deberían confirmarse con 1,5–2 meses de antelación, ya que los hoteles, los vehículos grandes y los guías suelen tener la agenda completa.
Si solo necesitas un guía turístico o un presentador para el evento, puedes publicar una solicitud de guía turístico por separado. Si solo necesitas un vehículo para el grupo, publica una solicitud de vehículo.
